Biuro prasowe stanowi wyspecjalizowane narzędzie, która pozwala na zarządzanie komunikacją pomiędzy określonym podmiotem (firmą, przedsiębiorstwem, instytucją publiczną) a gronem dziennikarzy.  Umiejętność prowadzenia i zarządzania takim biurem jest bardzo ważna dla kształtowania wizerunku firmy, wzmacniania jej pozycji na rynku i budowania zaufania wśród odbiorców.

 

Świat dziennikarski pracuje całą dobę 365 dni w roku. Posiadanie własnego biura prasowego stanowi najlepszy kanał komunikacyjny z dziennikarzami, którzy mogą pozyskać pewne informacje na temat działalności firmy lub instytucji. Brak biura prasowego generuje deficyt informacyjny, który dziennikarz musi wypełnić wiadomościami pozyskanymi z innego źródła. Informacje z tzw. drugiej ręki  mogą być nierzetelne, przez co stwarzające zagrożenie dla wizerunku firmy.

 

Umiejętność kształtowania i przekazywania informacji

Profesjonalne biuro prasowe buduje relacje ze światem dziennikarskim i przekazuje informacje interesujące dla mediów. Umiejętność optymalnego zarządzania biurem prasowym wymaga dużego doświadczenia, dobrej znajomości rynku medialnego i otwartości na prowadzenie dialogu.

Funkcjonowanie firmy lub instytucji związane jest z wydarzeniami zwyczajnymi i szczególnymi. Jedne z nich wzbudzają więcej emocji, inne mniej. Biuro prasowe powinno przekazywać do mediów informacje z  różnych obszarów życia firmy. Przekaz powinien być interesujący dla odbiorcy. Każdej informacji można nadać nowy sens. Wiadomość z pozoru mało interesująca, może być przedstawiona jako istotna poprzez powiązanie jej z innymi wydarzeniami większej rangi. Pracownicy dobrze zarządzanego biura prasowego potrafią budować wizerunek firmy, instytucji na każdej informacji. Dotarcie do szerokiego grona odbiorców zależy nie tylko od mediów, ale i od konstrukcji przekazu informacyjnego.

 

Komunikacja dwukierunkowa

Ze światem mediów można kontaktować się jednokierunkowo. Biuro prasowe przekazuje informacje dziennikarzom i w tym miejscu jego rola się kończy. Ten sposób komunikacji nie jest jednak efektywny. Budowanie optymalnego wizerunku firmy powinno być oparte na komunikacji dwukierunkowej. Pracownicy biura prasowego powinni widzieć efekty swojej pracy. Bardzo ważne jest monitorowanie informacji nagłaśnianych w mediach i reagowanie na nie (komentowanie ich). Należy również reagować na informacje zwrotne napływające ze świata dziennikarskiego. Profesjonalne biuro prasowe podejmuje przemyślane działania wielokierunkowe. Już samo posiadanie takiego biura stawia instytucję, firmę, przedsiębiorstwo w gronie poważnych podmiotów, które liczą się na runku i w życiu publicznym. Biuro prasowe wywołuje pozytywne wrażenia na dziennikarzach oraz odbiorcach komunikatów medialnych.